Vi kommunicerar mera än någonsin förr, och det sker ofta vi mail och SMS. Elektroniska meddelanden strömmar in med en hastighet, som gör att det är svårt att hänga med. Tyvärr betyder det ofta, att viktiga meddelanden drunknar i diverse orienteringar och småsamtal som ockuperar inkorgen. Därför kan det vara svårt att få sina budskap att sjunka in, som ledare. Viktiga meddelanden kan vara glömda redan dagen efter.

Därför kan det vara en bra ide att ta ett omtag omkring sin interna kommunikation, så att viktiga meddelanden bliver hängande medans dom mindre viktiga meddelanden inte fyller så mycket.

Utnyttja möjligheterna i ditt email-program

En bra start är att utbilda medarbetarna i att använda sitt mail-program på ett bra sätt. De flesta programmen har många möjligheter till att sortera i mails, skjuta upp mindre viktiga uppgifter till framtiden, framhäva viktiga mails och mycket annat. Det kan verka krångligt och onödvändigt att lägga så mycket arbete i sina mails, men när man först har fått ordning på systemet och skapat rutiner, så kan man märka skillnad. En bra struktur kan nämligen frigöra en massa plats i huvudet, och på så sätt kan medarbetarna fokusera på sin huvuduppgift – och samtidigt undvika stress.

Samla veckans nyheter och huvudbudskap

Om du skickar många små meddelanden under veckan, så kan det vara en fördel att samla dem i ett veckovis eller månadsvis nyhetsbrev. Om du är bra på att se till, att etablera att allt som är viktigt står i nyhetsbrevet, och att allt viktigt faktiskt står i nyhetsbrevet, så får du succé. Dina medarbetare vänjer sig till att läsa nyhetsbrevet, eftersom det är viktigt.

Komplettera digital kommunikation med whiteboard och gatupratare

Om du vill att dina viktigaste budskap skall nå fram ofiltrerat, så är det en bra idé att införa morgonmöten, där du använder ett gammalt hederligt whiteboard. På så sätt kan du visualisera budskapen för dina medarbetare. Huvudbudskapet får veckans möte kan sen föras över på en gatupratare, som kan stå på gemensamma ytor på arbetsplatsen. Många undersökningar visar nämligen, att vi minns bättre när vi kan se ämnet framför oss, och när man går förbi gatuprataren påminns man om det som är i fokus den innevarande veckan.